Kesalahan Yang Sering Terjadi Di Printer Anda

Kesalahan Yang Sering Terjadi Di Printer Anda

Mesin fotokopi sangat mirip dengan mobil. Semakin lama Anda mengendarai mobil, semakin besar kemungkinan Anda harus mengganti ban, kerusakan, filter, dll. Semakin banyak keausan yang Anda kenakan pada mobil yang sudah tua, semakin Anda harus membawanya untuk diservis. Pada tahap kehidupan mobil ini, jumlah layanan yang diperlukan mungkin merugikan Anda lebih dari nilainya.

Seperti mobil, mesin fotokopi / printer juga merupakan mesin. Mereka memiliki bagian yang dapat digerakkan yang mengalami keausan selama bertahun-tahun. Jika Anda adalah pemilik mesin dan tidak menyewanya dari vendor mesin fotokopi, mungkin sulit menemukan seseorang untuk membantu perbaikan terus-menerus. Jika Anda dapat menemukan teknisi servis, biayanya akan bertambah dengan cepat.

Jika Anda menggunakan mesin fotokopi / printer yang Anda beli, blog ini akan membahas kesalahan utama yang mungkin Anda buat dan cara menghindarinya. Beberapa dari kesalahan ini juga dapat terjadi dengan mesin fotokopi sewaan.

Di bawah ini adalah 5 kesalahan teratas yang harus Anda perhatikan dengan mesin fotokopi / printer Anda saat ini.

1. Menggunakan mesin fotokopi / printer Anda secara berlebihan

Ada beberapa cara berbeda yang dapat Anda lakukan untuk menggunakan printer secara berlebihan. Kami akan membahas tiga teratas. Yang paling umum adalah mencetak lebih dari yang dapat ditangani mesin Anda. Kami telah melihat banyak perusahaan mencetak melebihi batas mesin. Hal ini pada akhirnya membuat mereka lebih mahal per halaman daripada jika mereka membeli atau menyewa mesin fotokopi yang mampu mencetak pada volume yang mereka butuhkan.

Kesalahan umum kedua adalah terlalu banyak orang menggunakan satu mesin. Hal ini tidak hanya bertepatan dengan masalah pertama, pencetakan berlebih, tetapi juga menghambat produktivitas di kantor. Beberapa karyawan yang mengantri di depan printer untuk mengambil beberapa dokumen bukanlah proses yang efisien. Ini menghabiskan waktu berharga perusahaan Anda.

Cara ketiga orang menggunakan mesin fotokopi secara berlebihan adalah mencetak media khusus pada mesin yang tidak dibuat untuk jenis pekerjaan cetak tersebut. Media khusus adalah kertas yang lebih tebal atau glossy yang akan Anda gunakan untuk bahan pemasaran atau gambar. Media khusus dimaksudkan untuk dijalankan pada printer produksi yang dapat menangani berbagai jenis media. Jika Anda sering perlu mencetak pada kertas media khusus, pertimbangkan untuk berinvestasi pada printer yang lebih sesuai untuk kebutuhan tersebut.

2. Menggunakan printer sampai mati

Meskipun secara teknis Anda dapat menggunakan printer sampai printer mulai merokok, Anda harus mengharapkan dan merencanakan peningkatan dalam masalah layanan dan pemeliharaan. Seperti contoh mobil yang disebutkan sebelumnya, mesin fotokopi membutuhkan lebih banyak servis saat mereka semakin tua.

Tidak hanya biaya servis akan lebih mahal daripada nilai mesin Anda, tetapi Anda juga akan kehilangan kemajuan teknologi yang dapat meningkatkan keamanan dan produktivitas di kantor Anda.

Model yang lebih baru memiliki fitur keamanan yang akan memastikan semua dokumen dan data dilindungi. Aplikasi dan fitur yang diperbarui memungkinkan Anda meningkatkan alur kerja dokumen Anda.

Mungkin sudah waktunya untuk memperbarui jika Anda menghabiskan lebih banyak waktu untuk memperbaiki mesin fotokopi Anda. Jangan menunggu sampai mesin fotokopi / printer Anda terbakar, hubungi vendor lokal dan mereka dapat meninjau armada Anda saat ini dan memberi tahu Anda jika mesin Anda perlu ditingkatkan.

Kesalahan Yang Sering Terjadi DI Printer

3. Mengganti toner terlalu cepat

Mengganti toner loginjoker123 terlalu cepat adalah kesalahan yang kami lihat dilakukan orang. Orang sering kali mengganti toner saat mesin fotokopi mengatakan bahwa toner hampir habis, alih-alih menunggu sampai benar-benar habis.

Mesin Anda akan memberi Anda dua peringatan. Peringatan pertama akan mengatakan ‘toner rendah / pemesanan ulang toner,’ pada tahap ini Anda harus memiliki toner baru dalam keadaan siaga. Peringatan kedua akan mengatakan ‘ganti toner.’ Saat ini, Anda dapat menggantinya dengan toner baru. Kesalahpahaman yang umum adalah bahwa toner yang rendah akan mempengaruhi kualitas cetak. Namun, jika Anda menggunakan printer OEM (toner yang dibuat oleh produsen peralatan) tidak akan menghasilkan cetakan dengan kualitas yang lebih rendah saat toner tinggal sedikit.

Kesalahpahaman ini menyebabkan toner terbuang, yang berarti uang terbuang percuma. Jika mesin Anda dilindungi oleh perjanjian perawatan, yang mencakup toner, mengganti toner terlalu cepat juga dapat mengganggu pengiriman otomatis toner Anda. Anda dapat menemukan informasi lebih lanjut tentang pengiriman toner otomatis dan kesalahan yang harus dihindari di sini.

4. Tidak menggunakan mesin Anda secara maksimal

Kesalahan terbesar yang dapat Anda buat dengan mesin Anda adalah tidak menggunakannya secara maksimal. Alat berat masa kini hadir dengan aplikasi yang dapat meningkatkan produktivitas kantor Anda.

Jika saat ini Anda melakukan outsourcing pekerjaan cetak untuk upaya pemasaran Anda, pertimbangkan untuk menyewa mesin produksi ringan yang memungkinkan Anda mencetak buklet, selebaran, dan materi pemasaran lainnya dengan harga yang wajar. Memiliki mesin fotokopi / printer di kantor Anda yang dapat menangani tugas sehari-hari dan materi pemasaran akan menghemat waktu dan uang Anda yang berharga. Menghubungi dealer lokal Anda untuk mengevaluasi volume dan laba atas investasi Anda akan membantu Anda memutuskan apakah Anda dapat menghemat uang dengan alat berat yang berbeda.

Xerox Primelink adalah mesin fotokopi yang sempurna jika Anda mencari kemampuan ini. Namun, kami tetap menyarankan untuk menghubungi vendor mesin fotokopi lokal Anda untuk mendiskusikan lebih lanjut kebutuhan bisnis Anda.

5. Ruang

Terkadang pelanggan tidak memiliki banyak ruang kantor ekstra dan akhirnya meletakkan mesin fotokopi / printer mereka di tempat yang dapat menimbulkan masalah di masa mendatang. Misalnya, meletakkan mesin Anda di sudut yang sempit atau lemari tertutup akan menyulitkan teknisi servis untuk mengakses mesin Anda saat diperlukan.

Yang terpenting, mesin Anda kemungkinan akan terlalu panas jika berada di ruang tertutup dengan sedikit aliran udara. Ini menimbulkan bahaya kebakaran. Tingkat keparahan ini menjadi bahaya kebakaran adalah mengapa Anda harus merencanakan ruang yang cukup saat Anda membeli mesin fotokopi / printer Anda. Tanyakan kepada vendor Anda apakah ruangan yang Anda pilih cocok dan aman, dan bersikaplah terbuka untuk memilih area lain jika mereka mengatakan tidak.

Ini adalah lima kesalahan umum yang kami lihat pada pemilik mesin fotokopi / pencetak. Sekarang setelah Anda memahami jebakan ini, Anda dapat mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan untuk membantu mencegahnya.