Jadi, Anda sebagai agen s128 telah memutuskan bahwa Anda ingin membeli pemindai dokumen dan mulai memindai file kertas di kantor Anda untuk mendapatkan banyak manfaat dari penggunaan kertas tanpa kertas. Tetapi ada begitu banyak pemindai dokumen yang dapat dipilih sehingga sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai.
Sekarang, Anda dapat langsung menyelami dan menggunakan filter pencarian pemindai dokumen kami untuk mulai mempersempit pilihan Anda. Namun pertama-tama kami sarankan untuk meninjau tujuh hal ini untuk membantu Anda menentukan dengan tepat jenis pemindai dokumen apa yang akan cocok.
1. Tentukan Kebutuhan Anda Sebelum Mulai Berbelanja
Seperti kebanyakan pembelian, Anda harus mempertimbangkan kebutuhan dan persyaratan Anda sebelum membeli pemindai dokumen.
Berikut beberapa faktor yang harus Anda pertimbangkan:
Berapa halaman per hari yang perlu Anda pindai?
Apakah ada periode puncak untuk pemindaian Anda? Anda memerlukan pemindai yang dapat menangani periode puncak ini.
Berapa jam per hari Anda memiliki waktu untuk memindai catatan? Apakah Anda mempekerjakan seseorang untuk memindai? Akankah pemindaian menjadi tugas baru yang diberikan kepada staf saat ini? Bagaimana staf akan dilatih tentang pemindai ini?
Apakah Anda memerlukan pemindai individual untuk setiap orang, atau dapatkah departemen membagikan satu pemindai yang dilokalkan?
Apakah Anda akan memindai halaman yang terlalu besar?
Apakah Anda akan memindai banyak halaman berwarna?
Apakah Anda memiliki banyak halaman dua sisi (dupleks)?
Apakah Anda perlu memindai rekaman dengan resolusi tinggi?
Kemana dokumen yang dipindai harus pergi? Ini bisa berupa sistem manajemen dokumen, folder server, penyimpanan cloud, dll.
Apakah Anda memiliki halaman / barang yang perlu dipindai pada alas datar karena tidak akan melalui transportasi kertas?
Apakah Anda memiliki PC, MAC, atau Linux?
Apakah Anda memerlukan pemindai yang terpasang ke jaringan? Jika ya, apakah Anda memiliki personel TI untuk mendukungnya?
Mengetahui dengan tepat apa yang Anda butuhkan akan mempermudah proses pembelian.
2. Jangan Membeli Pemindai yang Sebenarnya Tidak Memenuhi Persyaratan Anda
Berikut salah satu hal terpenting yang perlu diketahui tentang pembelian pemindai desktop: siklus tugas harian yang diterbitkan oleh produsen pemindai terlalu tinggi. Anda mungkin dapat memindai 4.000 halaman per hari secara fisik di pemindai desktop, tetapi Anda harus siap berada di kantor sepanjang malam untuk memindai.
Pastikan Anda membeli unit yang dapat memindai semua dokumen yang diperlukan dalam 3-4 jam per hari atau kurang. Anda mungkin merasa membeli lebih dari yang Anda butuhkan, tetapi seiring waktu, biaya tenaga kerja untuk memindai jauh lebih tinggi daripada harga pembelian pemindai. Pemindai yang cepat dan lebih tahan lama menyelesaikan pekerjaan Anda dengan waktu yang lebih singkat, yang membebaskan Anda atau karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan lain yang lebih baik.
3. Pakan dan Kecepatan Bisa Menipu
Ini adalah perpanjangan dari poin nomor dua, tetapi kami benar-benar ingin Anda memahami bagaimana pemindai dipasarkan. Ya, brosur pemindai, atau bahkan halaman produk di situs web kami, mungkin mengatakan bahwa pemindai dapat memindai 5.000 halaman per hari. Dan itu benar, tetapi hanya jika Anda memiliki 12+ jam untuk memindai setiap hari.
Sebagian besar siklus tugas ini didasarkan pada lingkungan yang secara artifisial sempurna dengan kertas yang sempurna (tidak memudar, tidak ada air mata, tidak ada halaman bertelinga anjing, dll.). Jadi jika Anda menjalankan ribuan halaman (yang mungkin tidak dalam kondisi sempurna) melalui pemindai desktop sepanjang hari, setiap hari, pemindai pada akhirnya tidak akan dapat diandalkan. Waktu Anda sangat berharga, jadi pilihlah pemindai yang akan menghemat waktu pemindaian.
4. Evaluasi Perangkat Lunak Selain Perangkat Keras
Setiap pemindai dokumen dilengkapi dengan perangkat lunak yang menjalankan pemindai. Namun, semua perangkat lunak pemindaian tidak diciptakan sama. Beberapa dilengkapi dengan fitur yang mungkin tidak akan pernah Anda gunakan, dan beberapa mungkin tidak memiliki cukup fitur untuk melakukan semua yang Anda butuhkan.
Pastikan Anda mengevaluasi perangkat lunak pemindaian agar memenuhi kebutuhan Anda dan mudah digunakan. Perangkat lunak untuk pemindai seperti transmisi ke mobil; perangkat lunak mengatur bagaimana Anda mengubah pengaturan dan menjalankan pemindai. Anda tentu tidak ingin kecewa dengan pemindai Anda karena perangkat lunaknya membuat Anda frustrasi!
5. Jangan Bergantung pada Mesin Fotokopi / Multi-Fungsi
Kami sering mendengar ini: “Saya tidak memerlukan pemindai karena saya hanya menggunakan mesin fotokopi kami.” Dan jika satu-satunya hal yang akan Anda pindai adalah satu atau dua halaman dalam seminggu dan kualitas gambarnya tidak penting, Anda dapat mengandalkan mesin fotokopi Anda.
Tetapi jika Anda perlu memindai kertas dalam jumlah yang layak setiap minggu, memiliki pemindai desktop akan menghemat waktu Anda. Alih-alih bangun beberapa kali sehari untuk menjalankan dokumen melalui mesin fotokopi, Anda dapat tetap berada di meja Anda dan memindai file dalam hitungan detik.
Baca juga : KESALAHAN YANG SERING TERJADI DI PRINTER ANDA
Selain itu, pemindai akan memberi Anda gambar yang jauh lebih baik. Pemindai memindai dokumen menggunakan ambang batas, algoritme, dan filter. Ini memberikan gambar berkualitas tinggi yang secara akurat mewakili aslinya. Mesin fotokopi hanya menggandakan halaman. Mereka membuat area gelap di mana ada bayangan dan tidak memberikan pratinjau dari setiap gambar untuk ditinjau.
Jika Anda memindai informasi pribadi atau dokumen sensitif, Anda juga harus mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam pemindai. Gambar yang dipindai pada pemindai dokumen stasiun kerja memiliki keamanan yang unggul karena tidak disimpan di hard drive mesin fotokopi.